Centralni sistem podatke vrtcev zbira dnevno, posledično pa se spreminja tudi čakalni seznam.
Kot pojasnjujejo na Mestni občini Ljubljana, vrtec starše k podpisu pogodbe o vključitvi otroka v vrtec pozove takoj oziroma najpozneje v treh dneh od dneva, ko ga sistem dodeli v obravnavo. Starši so pogodbo dolžni podpisati v 15 dneh od dneva vročitve poziva k sklenitvi pogodbe, sicer vrtec k podpisu pogodbe pozove naslednjega s seznama. Zavrnitev ponudbe vrtca morajo starši vrtcu sporočiti v pisni obliki, saj s tem sprostijo prostor za druge otroke.
